Digitalisasi pada sistem bisnis terjadi di seluruh sektor, mengharuskan perusahaan harus beradaptasi untuk dapat berkompetisi. Satu hal yang mengalami digitalisasi adalah bagian procurement dengan munculnya e-procurement.
Secara umum, procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan untuk menunjang aktivitas produksi dan operasional perusahaan. Proses ini semula dilakukan dengan cara tradisional dan manual, tetapi kehadiran e-procurement memungkinkan proses pengadaan dilakukan secara digital.
Lalu, seperti itu e-procurement? Mari simak dalam artikel di bawah ini.
Ilustrasi E-Procurement dalam Pengadaan Barang Perusahaan
Apa Itu E-Procurement?
E-procurement adalah proses pengadaan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan secara elektronik atau digital. Segala proses diakomodasi oleh perangkat lunak atau melalui situs website serta jaringan internet untuk memastikan seluruh pihak saling terhubung.
Hadirnya e-procurement ini adalah sebagai bentuk transformasi proses pengadaan, pembelian, permintaan, otoritas pemesanan, dan proses lainnya yang berkaitan dengan ruang lingkup pengadaan barang.
Seperti Apa Penggunaan E-Procurement?
Sebelum perusahaan Anda menggunakan sistem ini, pastikan Anda mengenali seperti apa prinsip penggunaan sistem procurement digital. Beberapa prinsipnya antara lain:
- Pengiriman barang dan jasa bisa dilakukan lebih efektif
- Menghemat waktu karena semua proses dilakukan secara digital
- Punya sistem yang terintegrasi
Tujuan dan Manfaat Penggunaan E-Procurement
Tentu ada tujuan dan manfaat yang akan dirasakan oleh perusahaan yang menerapkan sistem procurement digital. Berikut ini tujuan dan manfaat penggunaan e-procurement.
Tujuan
- Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan dengan cepat dan akurat
- Proses penyediaan berjalan lebih praktis
- Menjaga kontinuitas pengadaan barang dengan vendor
- Membantu proses pelacakan, penyimpanan data transaksi, pengarsipan
- Proses pembayaran jadi lebih mudah
- Mempermudah proses penyusunan laporan
- Evaluasi bahan tersedia dan tersusun dengan sistem
Manfaat
- Penggunaan sistem procurement digital tentu mendatangkan banyak manfaat untuk perusahaan, antara lain:
- Biaya operasional pengadaan barang jadi lebih murah
- Meningkatkan produktivitas
- Transparansi anggaran dan pengadaan dapat dicapai
- Meminimalisir human error
- Proses pengadaan barang dapat lebih efektif dan efisien
- Meningkatkan akuntabilitas laporan keuangan
Komponen Pendukung E-Procurement
Agar dapat berjalan optimal, ada beberapa komponen yang wajib ada di e-procurement. Berikut ini komponen tersebut.
1. Hardware
Ini menjadi komponen utama yang harus dimiliki. Tentunya dengan spesifikasi yang tepat untuk keperluan yang dimiliki agar kinerja berjalan baik.
Beberapa contoh hardware yang diperlukan adalah komputer, laptop, atau perangkat pendukung lainnya.
2. Software
Setelah perangkat keras, selanjutnya perusahaan juga harus memiliki perangkat lunak atau software. Ini mengacu pada sistem bisnis yang digunakan untuk melaksanakan procurement digital.
3. Sumber Daya Manusia
Ini menjadi komponen penting karena tanpa adanya SDM yang mampu mengoperasikan maka e-procurement tersebut tidak bisa berjalan. Meski sistem sudah dibuat secara otomatis, tetapi tetap ada campur tangan manusia di dalamnya.
Tidak bisa disangkal lagi, e-procurement menjadi bagian penting dalam mendukung proses pengadaan dalam perusahaan. Kehadiran sistem ini menghemat waktu, tenaga, serta uang yang perlu dikeluarkan perusahaan untuk memproses pengadaan yang dilakukan secara manual.
Salah satu e-procurement yang dapat diandalkan bisa Anda temukan dalam software ERP dari RedERP. Software RedERP menyediakan aplikasi procurement yang memiliki fitur-fitur lengkap mulai dari perencanaan pengadaan, proses pemesanan, pengadaan, sampai barang tersebut masuk ke gudang. Semua proses terlacak secara realtime.
Cara ini tentu memudahkan perusahaan apalagi sistem RedERP juga terintegrasi dengan sistem operasional bisnis lainnya. Anda bisa mengunjungi website RedERP dan mengajukan demo gratisnya untuk tahu lebih lanjut.